Normativa para operaciones de almacén: guía 2026 Colombia

Cumplir la normativa de operaciones de almacén en Colombia implica coordinar procesos de calidad, seguridad y control documental con un enfoque de mejora continua. En 2026, las empresas necesitan procedimientos claros, evidencia de su ejecución y registros íntegros para demostrar conformidad ante auditorías internas o externas. A la vez, la adopción de tecnología y formación del personal se vuelven palancas decisivas para sostener la precisión del inventario y la trazabilidad, sin descuidar la seguridad y salud en el trabajo.

¿Guía a 2025 control de calidad del almacén?

El control de calidad en almacén se sostiene sobre procedimientos escritos para recepción, almacenamiento, preparación y despacho. En recepción, verifique especificaciones, cantidades, estado del embalaje y condiciones de transporte antes de autorizar el ingreso; documente no conformidades y active acciones correctivas. Para productos con requisitos sanitarios o específicos (alimentos, fármacos, cosméticos, químicos), incorpore muestreo, cuarentena, liberación y rotulado según las exigencias aplicables y acuerdos con clientes o autoridades.

Para 2025 y su continuidad en 2026, conviene alinear el almacén con un sistema de gestión de calidad (por ejemplo, ISO 9001) que ordene los procesos, defina responsables y asegure trazabilidad de cambios. Mantenga controles metrológicos: calibración de básculas, termohigrómetros y equipos de medición con certificados vigentes. Resguarde la integridad documental mediante formatos controlados, respaldos y conservación por el tiempo establecido internamente.

Un plan documentado de inspecciones periódicas ayuda a detectar desviaciones a tiempo: estado de estanterías, pasillos, iluminación, señalización, housekeeping y presencia de plagas. Establezca criterios de aceptación claros y use listas de verificación. Los hallazgos deben convertirse en tareas con responsables y fechas, dejando evidencia de cierre.

¿Guía a 2026 estándares de calidad de almacén?

En 2026, los estándares operativos deben integrar seguridad y salud en el trabajo, protección contra incendios y continuidad operativa. Aplique una matriz de peligros y evaluación de riesgos para actividades de recibo, alistamiento, apilado, manejo de montacargas y trabajo en altura. Implemente controles como EPP, capacitación periódica, permisos de trabajo y señalización visible. La estantería debe instalarse y usarse conforme a especificaciones del fabricante, con inspecciones regulares y registro de reparaciones o retiros.

La gestión de sustancias químicas exige hojas de seguridad disponibles, etiquetado conforme al Sistema Globalmente Armonizado (SGA) y zonas ventiladas con elementos de contención. Para productos sensibles a temperatura o humedad, asegure el mapeo térmico de áreas críticas, límites de alarma, registro continuo y mantenimiento de equipos de frío. El plan de emergencias debe contemplar rutas de evacuación, puntos de encuentro, brigadas, extintores adecuados y coordinación con el cuerpo de bomberos y otros servicios locales en su área.

Controle plagas con un programa formal: diagnóstico, tratamiento, monitoreo con trampas identificadas y registros de proveedores externos de servicios locales. Mantenga los pasillos libres, alturas de apilado dentro de límites, segregación por compatibilidad y rotación FEFO/FIFO según el tipo de producto. La limpieza debe seguir un plan maestro con frecuencia, responsables y químicos aprobados, resguardando la inocuidad donde aplique.

¿Guía profesional para la precisión del inventario?

La precisión del inventario se construye con datos maestros confiables, procesos estables y verificaciones sistemáticas. Defina reglas de codificación (idealmente estándares GS1), unidades de medida consistentes y parámetros como lote, serie, caducidad y ubicación. Establezca políticas de ubicación lógicas (por zona, familia, rotación) y practique el acomodo disciplinado para reducir errores de picking.

Implemente conteos cíclicos basados en clasificación ABC: los ítems A se revisan con mayor frecuencia que los C. Establezca tolerancias de variación por clase de producto y valor, con investigación obligatoria para desviaciones. El indicador de precisión por ubicación y por ítem debe revisarse al menos mensualmente, complementado por métricas de exactitud de alistamiento, tasa de mermas y rotación. Concilie diferencias con contabilidad y documente ajustes autorizados con sus causas raíz.

El soporte tecnológico es un habilitador: un WMS ayuda a controlar ubicaciones, lotes, series, restricciones FEFO y reglas de reabastecimiento; los códigos de barras o RFID reducen errores de digitación; los terminales móviles guían rutas y validan escaneos. Asegure la ciberseguridad del entorno y la continuidad de operación con respaldos, procedimientos en contingencia y capacitación del personal. La formación debe ser práctica y recurrente, especialmente en ingreso de datos, escaneo y manejo de excepciones.

Conclusión Cumplir la normativa de operaciones de almacén en Colombia para 2026 requiere un sistema integrado: procesos de calidad que aseguren conformidad, estándares de seguridad que protejan a las personas y activos, y controles de inventario que garanticen precisión y trazabilidad. Con una base documental sólida, tecnología adecuada y competencias del equipo reforzadas, el almacén puede sostener el desempeño operativo y la conformidad regulatoria a lo largo del tiempo.